Les avantages de la digitalisation du cycle Procure-to-Pay (P2P) ne sont plus à prouver : amélioration de la productivité, gains de temps, réduction des coûts ou encore augmentation de la visibilité. Outre ces avantages, impliquer vos fournisseurs va vous permettre de bénéficier de nombreux autres bénéfices : résolution rapide des litiges, libération de temps pour vos comptables qui vont pouvoir se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, etc.
Comment une solution de dématérialisation peut-elle vous aider dans la gestion de votre relation fournisseurs ?
L’intérêt majeur d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs est qu’elle permet notamment d’accélérer l’intégralité du processus de traitement : de la réception de la facture au déblocage du paiement en passant par la validation. Une facture traitée et validée plus vite peut donc, en théorie, être payée plus rapidement.
La dématérialisation offre aussi la possibilité à vos fournisseurs de suivre les factures tout au long du processus, par l’intermédiaire d’un portail web, et ainsi d’avoir des informations en temps réel sur le traitement de leurs factures. Les fournisseurs ont donc une meilleure visibilité et peuvent savoir où en sont leurs factures et quand ils seront payés. Ils n’ont plus besoin de vous contacter pour assurer ce suivi, permettant ainsi un gain de temps de votre côté mais également du leur.
Un autre point clé de la gestion de la relation avec vos fournisseurs est la gestion des litiges. Là encore, la digitalisation du cycle Procure-to-Pay va pouvoir vous aider. En effet, vos collaborateurs y retrouvent toutes les informations et données essentielles pour répondre au mieux à vos fournisseurs. Tous les documents relatifs à une facture (comme la commande d’achat ou le bon de livraison) sont archivés et disponibles dans la solution et une trace de toutes les actions effectuées est conservée, permettant ainsi de savoir d’où vient le litige et de le résoudre plus facilement. Grâce au portail fournisseurs, vous allez pouvoir communiquer avec ces derniers afin de gérer et trouver plus facilement un accord avec votre fournisseur.
Et vos fournisseurs, quel rôle ont-ils à jouer ?
Grâce à la dématérialisation et au portail, vos fournisseurs vont également devenir partie prenante de votre processus de digitalisation, et vont ainsi vous aider à optimiser votre cycle Procure-to-Pay.
Le premier point clé est la création du référentiel fournisseur. Vos équipes comptables vont être déchargées de la création de la fiche fournisseur. Par l’intermédiaire du portail, vos fournisseurs vont remplir eux-mêmes toutes les informations qui leurs sont relatives et télécharger tous les documents fiscaux et juridiques nécessaires. L’interface d’enregistrement facilite la tâche du fournisseur tout en garantissant que toutes les informations obligatoires sont fournies et permet de partager la charge de travail entre vos comptables et les fournisseurs. Vous n’avez donc plus à remplir les informations par vous même dans votre ERP, les données collectées sont synchronisées automatiquement avec les données fournisseur de votre ERP.
Le portail permet également à vos fournisseurs de soumettre en quelques clics leurs factures. Ils peuvent maintenant vous les transmettre par l’intermédiaire du portail. Ces dernières seront automatiquement basculées dans la solution et rapprochées de leur commande d’achat pour être traitées par vos collaborateurs. Cela permet une réduction des coûts de traitement des factures papier pour le fournisseurs, ainsi qu’un gain de temps sur le traitement de la facture.
La digitalisation, un rôle crucial pour rendre la gestion de vos fournisseurs facile & transparente
Les solutions de dématérialisation du cycle P2P sont bénéfiques pour votre entreprise mais également pour vos fournisseurs : visibilité complète de part et d’autre sur les processus, respect des délais de règlement grâce à un traitement accéléré, réduction de la charge de travail des équipes comptables, etc. Impliquer vos fournisseurs permet d’accentuer ces bénéfices et d’améliorer votre relation client/fournisseurs. Cette relationa un fort impact sur votre entreprise, ne la négligez pas !
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Marion Béhier est Chargée de Marketing Opérationnel pour l’offre Procure-to-Pay au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge de la promotion des solutions Esker de dématérialisation des commandes d’achat et factures fournisseurs.