Digitalisation et intelligence artificielle, pour une meilleure maîtrise du cash

Le contrôle des dépenses et respect des délais de règlement grâce à la digitalisation du processus Procure-To-Pay – BY MAZARS ET ESKER

Par Clément Mary, Consultant Senior Accounting & Outsourcing Solution chez Mazars et Sandrine Meillant, Responsable Marketing Procure-to-Pay chez Esker.

Pourquoi la digitalisation est au cœur des préoccupations des directions financières ?

Clément Mary : Dans un monde en perpétuelle évolution avec des aléas plus ou moins maîtrisables, la digitalisation est l’une des préoccupations de beaucoup d’entreprises.
Les Directions Financières en ont pris conscience et souhaitent réaliser leurs transitions digitales pour plusieurs raisons.
Tout d’abord, la réglementation française a évolué et demande aux entreprises de faire de plus en plus d’efforts dans leurs évolutions digitales et technologiques. Souhaitant maîtriser les délais de règlements et diminuer le temps de traitement des factures, l’Etat en a été précurseur en mettant en place sa plateforme digitalisée « Chorus Portal Pro ». La généralisation de la facture électronique étant annoncée pour 2023-2025, les Directions Financières doivent dès à présent s’organiser et préparer l’avenir.
D’autre part, les entreprises doivent être performantes. Cette performance passe par le traitement d’informations (financières et extra-financières) importantes en un minimum de temps. Le tout dans le but de piloter l’activité et leur permettre de prendre les bonnes décisions rapidement. Pour avoir une information fiable, la Direction Financière a pris conscience que ses process doivent être fluidifiés et automatisés grâce à la digitalisation.

Sandrine Meillant : La fonction finance doit effectivement faire face à de nombreuses contraintes. Comme vient de le souligner Clément de Mazars, il y a tout d’abord la pression réglementaire : les départements financiers doivent être les garants du respect de cette réglementation, dans les domaines boursiers, sociaux, RSE, ou encore de gestion des données, etc.
L’autre préoccupation majeure des directions financières est économique et concerne la trésorerie et les résultats financiers, et c’est malheureusement encore plus vrai dans la période que nous traversons. Pour s’en sortir, les entreprises doivent en faire plus et mieux, avec moins. La technologie, et notamment la digitalisation des processus, permet aujourd’hui de répondre à cette recherche de productivité et d’efficacité : l’automatisation permet de réaliser les tâches plus vite et de manière plus fiable, et, notamment, la production d’information.

Comment les entreprises peuvent digitaliser leur processus P2P ?

Clément Mary : Une entreprise qui souhaite digitaliser ses processus doit déjà connaître ses besoins et ses objectifs avec la formalisation d’un cahier des charges. C’est en maîtrisant son processus, que l’entreprise maximisera ses chances d’une transformation digitale réussie.
Dans le cas du process P2P, de la gestion des commandes au traitement des factures, plusieurs activités vont pouvoir faire l’objet d’une automatisation ou d’une simplification de traitement. L’implémentation d’un outil de dématérialisation est primordiale pour optimiser le traitement des flux de ce cycle Achats/Fournisseurs.

Sandrine Meillant : Nous conseillons aux entreprises de regarder quel aspect du processus Procure-to-Pay est le plus pénalisant actuellement pour leur activité et leurs résultats. Quelles sont les étapes qui peuvent être automatisées ou digitalisées ? Est-ce la validation des demandes d’achat ou des factures ? Est-ce le rapprochement entre les commandes et les factures ? etc. Une fois cette étude des processus actuels réalisée, il est plus facile de sélectionner et mettre en place une solution répondant vraiment aux besoins. Nous constatons que le principal point douloureux dans le processus P2P de nos clients est souvent le traitement des factures fournisseurs car il génère la circulation de beaucoup de papier et la réalisation de nombreuses tâches manuelles. Nous préconisons donc souvent à nos clients de commencer par digitaliser cette partie du processus, puis dans un second temps de s’intéresser à la partie amont, à savoir les achats.

Quels gains pour les Directions Financières ?

Clément Mary : En digitalisant leurs processus, les Directions Financières vont bénéficier de gains rapides. Au regard de la législation, elles assureront que leur piste d’audit est fiable et que le traitement des données permet de rester en conformité (devoir de vigilance fournisseurs, respect de la conformité des documents reçus, etc.).
Une réaffectation des ressources sur les tâches à forte valeur ajoutée va permettre de gérer les exceptions, d’accroître la qualité des contrôles effectués sur le process et d’avoir des KPI maximisés.

Sandrine Meillant : Clément Mary a effectivement bien mis en lumière la plupart des bénéfices. J’ajouterais que la digitalisation du processus P2P permet également de mieux maîtriser son cash : on a une visibilité en temps réel sur les dépenses engagées et réalisées, les paiements à effectuer, les pénalités encourues en cas de retard de paiement ou encore les escomptes disponibles. La traçabilité de tout le processus et le fait de savoir qui fait quoi quand, garantit aussi un processus sécurisé et limite les risques de fraude.

Quel regard avez-vous sur la réglementation actuelle sur les délais de paiement ?

Clément Mary : Le sujet des délais de paiement est d’actualité. On a pu constater que l’Etat a renforcé et durci ses contrôles en la matière et souhaite contraindre les entreprises à se conformer à la législation. La Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) a mis en place le système de « Name and Shame » pour sensibiliser les entreprises sur les conséquences du non-respect des délais de paiement. En rendant les sanctions publiques, l’entreprise condamnée est vue comme mauvais payeur aux yeux de tous. Les sanctions sont significatives, 75 000€ pour une personne physique et 2 000 000€ pour une personne morale et peuvent toucher toute entreprise quel que soit son secteur d’activité.
Grâce à la digitalisation de ses processus, l’entreprise va pouvoir minimiser le temps de traitement et garantir des paiements dans les délais surtout si sa situation financière est saine.

Sandrine Meillant : Le respect des délais de paiement est un enjeu fort pour les entreprises, pour plusieurs raisons : tout d’abord pour des raisons économiques, le non-respect de la réglementation peut engendrer des amendes très élevées, qui peuvent lester la trésorerie d’une entreprise. Ensuite, une publication sur le site de la DGCCRF peut gravement entacher la réputation d’une entreprise et cela peut dégrader les relations avec les partenaires commerciaux. Cette réglementation sur les délais de paiement peut paraître contraignante et sévère mais l’enjeu est primordial car la survie de nombreuses entreprises dépend du bon règlement de leurs factures clients. La digitalisation du processus P2P est un vrai outil pour aider à respecter cette réglementation en réduisant les délais de traitement et donc de mise en paiement des factures et en mettant en avant des indicateurs alertant de retards potentiels.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à visionner le replay de la web conférence : Le contrôle des dépenses et respect des délais de règlement grâce à la digitalisation du processus Procure-To-Pay

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