Comment vendre votre projet de digitalisation des factures fournisseurs en interne ?

Marion Behier

Dans le monde des affaires actuel, les entreprises doivent continuellement s’adapter et optimiser leur mode de fonctionnement pour rester concurrentielles. Le processus Procure-to-Pay n’y échappe pas et est devenu un vecteur stratégique et pourvoyeur de valeur ajoutée pour les entreprises. Cependant, avant de pouvoir lancer un projet de digitalisation du cycle P2P, il faut franchir un obstacle majeur en obtenant l’adhésion de la direction ainsi que des autres intervenants clés. Monter un dossier solide en faveur de votre projet peut faire la différence.

Monter votre projet de dématérialisation des factures fournisseurs

1. Contextualiser le projet de digitalisation

Monter un dossier d’analyse va vous permettre d’enclencher la réflexion autour de votre projet de digitalisation du processus P2P. Il est important d’y contextualiser votre projet afin de montrer à vos responsables ainsi qu’aux directeurs achats et financiers que votre projet n’est pas seulement désirable mais qu’il est également nécessaire pour optimiser le fonctionnement de votre service. Vous pouvez ainsi mettre en avant les arguments suivants :
– Le fait que les employés consacrent la majeure partie de leur temps au tri et au traitement manuel des factures papier
– Les dépenses superflues : coûts de papier, de transport et d’archivage physique, etc.
– La difficulté à capturer précisément les données quel que soit le format des factures
– La mauvaise visibilité sur la progression des factures dans le circuit de traitement et d’approbation
– Des fonctions limitées en termes d’analyse, de reporting et de traçabilité
– La difficulté à se prévaloir des remises fournisseurs pour paiement anticipé
– Un mauvais contrôle des dépenses, que les factures fournisseurs soient associées à un bon de commande ou non

2. Définir le projet et ses objectifs

Après l’avoir contextualisé, il vous faudra définir clairement votre projet. Cette étape va permettre aux décisionnaires de mieux comprendre les enjeux du projet.
Vous pouvez, par exemple, répondre aux questions suivantes :
– Quelles parties du processus Procure-to-Pay souhaitez-vous digitaliser ? Pourquoi celles-ci ?
– Souhaitez-vous archiver tous les documents électroniquement ou souhaitez-vous garder des archives papier ?
– Quelles lacunes de votre ERP / logiciel métiers la dématérialisation pourrait-elle compenser ?
– Quels seront les bénéfices d’une solution de dématérialisation pour votre entreprise ?
Cette étape permet ainsi à votre direction de mieux cerner les tenants et aboutissements de votre projet et les changements que cela implique.

3. Argumenter votre dossier

L’argumentation doit avoir une place majeur dans votre dossier. Elle va permettre d’exposer les atouts d’une solution de dématérialisation aux décisionnaires finaux. Au moment de prendre leur décision, ils auront besoin de données mesurables pour justifier leur choix. Un bon moyen de calculer les prévisions de retour sur investissement consiste à mesurer les coûts de traitement actuels de votre processus Procure-to-Pay, puis de les comparer aux coûts estimés d’une solution de dématérialisation que les différents fournisseurs pourront vous procurer. Cette méthode vous permet de valider la solution que vous comptez proposer, mais aussi de prouver aux cadres dirigeants que vous êtes pleinement investi dans le projet.
Cependant, une solution de dématérialisation ne vous apportera pas uniquement un meilleur ROI, votre entreprise en tirera aussi de nombreux bénéfices non-mesurables : optimisation de l’efficacité opérationnelle en automatisant certaines tâches, meilleure visibilité sur tout le processus grâce à des tableaux de bord et indicateurs clés, amélioration de la satisfaction des fournisseurs et employés, etc.

4. Convaincre en interne

Si la direction a la décision finale concernant le choix ou non de mettre en place un projet de dématérialisation, il est aussi important de consulter toutes les parties prenantes en interne. Les personnes intervenant dans le processus P2P ne réagiront pas toujours positivement en apprenant que leur travail va faire l’objet de modifications, et c’est compréhensible. Redouter le changement est humain, et même si la majorité de ces personnes comprend les avantages liés à la digitalisation du processus, cela ne signifie pas pour autant que cette solution les convainc. C’est pourquoi, en les impliquant dans votre projet et en leur expliquant tous les bénéfices qu’elles pourront en tirer, elles se sentiront concernées et auront plus de facilité à accepter le changement de leurs habitudes de travail.

Conclusion

Votre projet n’est pas la seule initiative ayant besoin d’être approuvée et financée au sein de votre entreprise. Les cadres dirigeants ont tendance à comprendre les avantages de la dématérialisation du cycle P2P de façon globale, mais il est possible qu’ils ne saisissent pas qu’au-delà des équipes P2P, ces avantages peuvent s’appliquer à l’entreprise dans son ensemble. Pour emporter l’adhésion des principales parties prenantes et les convaincre de placer votre projet de digitalisation en tête de leurs priorités, votre un dossier d’analyse doit être clair et exhaustif.

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