La transformation digitale : enjeux et opportunités pour les entreprises – by Mazars & Esker (1ère partie)

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Avec l’arrivée massif du numérique, les entreprises sont amenées à repenser leurs processus de gestion, leur mode de fonctionnement et plus généralement l’ensemble de leurs relations avec leur écosystème client/fournisseur.
Pour comprendre cette mutation et connaître les enjeux et opportunités de la transformation digitale pour les entreprises, Mazars & Esker vous propose de lire cet article.


UN ENVIRONNEMENT EN MUTATION

Aujourd’hui, nous faisons face à un environnement en mutation où tous les acteurs sur le marché sont concernés. Pour la plupart, cette évolution va transformer leur business model et va avoir un impact favorable sur deux éléments : le parcours client et les processus de gestion.

L’entreprise dispose de 5 leviers pour accompagner cette transformation digitale : les équipes, l’organisation, les processus, les outils et les données. Ce dernier levier, souvent négligé, est pourtant essentiel pour pouvoir optimiser & digitaliser l’entreprise. En effet, les données apportent de la valeur et c’est d’autant plus vrai depuis l’apparition de l’Intelligence Artificielle car cette technologie permet aux entreprises de mieux traiter la donnée dans l’objectif d’accroître leurs performances.

Le saviez-vous ?
D’ici 2020, 85% des entreprises auront recours à la digitalisation dans la gestion de leur processus financier.


LA DIGITALISATION DES PROCESSUS P2P & O2C

La digitalisation joue un rôle essentiel dans la transformation digitale des processus Purchase-to-Pay (P2P) et Order-to-Cash (O2C). Les solutions de digitalisation permettent d’automatiser l’intégralité de ces deux cycles dans l’objectif d’améliorer les performances globales des entreprises. Voici les impacts favorables de la digitalisation du cycle P2P :

  • Accélération du délai de traitement des factures fournisseurs : Les outils de digitalisation automatisent l’ensemble du processus : réception des factures quel que soit le média, répartition vers le bon interlocuteur, rapprochement et contrôle automatisés avec les commandes et réceptions, workflow électronique de bon à payer, comptabilisation automatique dans l’ERP et archivage.
  • Factures validées comme bonne à payer plus rapidement : Un processus de traitement des factures plus rapide permet d’assurer le respect des délais de paiement contractuels avec le fournisseur. Cela améliore la relation avec le fournisseur et le client peut se voir accorder des escomptes en cas de paiement anticipé ou sera en bonne position pour négocier les futurs contrats.
  • Résolution plus rapide des litiges : La lecture automatique des éléments de la facture et le rapprochement avec les commandes et réceptions vont systématiser des alertes en cas de problème pour une gestion d’écart immédiate. En effet, plus tôt la déclaration du litige est faite et plus vite il sera résolu.
  • Amélioration de la visibilité sur l’ensemble du processus : Une solution de digitalisation permet au fournisseur de suivre les étapes du processus et notamment de savoir si la facture est enregistrée, si elle est en cours de vérification, s’il y a un litige, si elle est bonne à payer… Il gagne ainsi en temps et en fiabilité.

Si on passe au cycle O2C, on retrouve les bénéfices suivants :

  • Accélération du délai de traitement des commandes : Grâce à une solution de digitalisation, les données présentes dans la commande vont pouvoir être extraites automatiquement. Cela permet de faire un routage automatique de la commande vers la personne en charge de son traitement, mais aussi de détecter des informations importantes comme la notion de « commande urgente » pour pouvoir respecter les SLA contractualisés avec les clients. Une fois contrôlée, la commande est automatiquement créée dans n’importe quel ERP, ce qui évite les erreurs et la perte de temps liés à la saisie. La solution permet également le déclenchement de workflow, lorsque cela est nécessaire, pour rajouter des étapes de contrôle.
  • Centralisation de la réception, l’enregistrement et le suivi des litiges : Une solution de digitalisation a la capacité d’historiser les raisons des litiges clients, les modes de résolution et d’avoir des indicateurs qui permettent de mettre en avant des problèmes récurrents. L’objectif est d’apporter une solution pérenne, de réduire le nombre & le temps de résolution des litiges, mais aussi d’augmenter le taux de satisfaction client.
  • Amélioration de la visibilité sur l’ensemble du processus : Cette visibilité permet aux équipes d’interagir beaucoup plus facilement et plus rapidement avec les clients. En effet, tous les acteurs de l’entreprise (ADV, service client, commerce, supply chain, comptabilité…) vont pouvoir bénéficier d’une visibilité à 360° sur les commandes et factures clients. Cela va permettre aux parties prenantes de ce processus de chercher & de visualiser concrètement les documents pour répondre rapidement à une question client.
  • Accélération de la diffusion des factures : Avec une solution de digitalisation, les clients peuvent choisir le mode de réception de leurs factures (courrier, e-mail avec un PDF simple ou signé, EDI, portail…). Certains médias vont permettre de vérifier la bonne réception de la facture par le client. Depuis le portail web, les clients ont la possibilité de signaler instantanément en ligne un problème lié à une facture, ce qui permet aux entreprises d’en avoir connaissance et de prendre rapidement des initiatives pour résoudre le litige.
  • Simplification et accélération du paiement : Afin d’augmenter les chances de se faire payer, le client doit pouvoir avoir le choix au niveau des moyens de paiement en ligne (carte bancaire, prélèvement SEPA, ACH). Les outils de digitalisation efficaces proposent des méthodes de paiement rapides qui permettent aux entreprises de récupérer le cash plus vite et d’avoir une visibilité totale sur les règlements. Certains proposent même de planifier des règlements à la date souhaitée.
  • Optimisation du recouvrement : Une solution d’automatisation du recouvrement permet aux équipes d’accéder à des indicateurs clés pour plus de visibilité sur le processus et un meilleur pilotage de l’activité. Elle permet également de prioriser les actions de recouvrement pour gagner en productivité et ainsi éviter tout retard de paiement.

Les bénéfices de la mise en place d’une solution de digitalisation du cycle P2P et O2C sont bien réels. Voici quelques retours clients côté Esker.

  • bioMérieux a témoigné avoir réduit le temps moyen de traitement de leurs commandes clients de 75% (temps de traitement avant la solution : 8 minutes ; après la solution : 2 minutes).
  • Siemens a estimé cette même réduction à 65%.
  • Jardiland a témoigné d’un temps de traitement des factures fournisseurs divisé par 5.

De son côté, Mazars a consulté 600 décideurs et chefs d’entreprise dans 6 pays différents afin de savoir si les entreprises sont au fait des dernières innovations, quels sont les secteurs et pays les plus avancés en matière de transformation digitale et technologique ou encore quels sont les freins qui empêchent leur adoption et comment les surmonter. Nous vous proposons de retrouver cette étude ici.


LA SUITE, DANS NOTRE PROCHAIN ARTICLE…

Pour en savoir plus sur le sujet de la transformation digitale, n’hésitez pas à visionner l’une de nos 6 web conférence en replay sur la digitalisation des processus P2P et O2C, en partenariat avec Mazars.

À bientôt,

Cécile OPPER, co-écrit avec David DOGIMONT et Yann GUYOMAR

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Cécile Opper occupe le poste de Digital Marketing Manager au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge du référencement de nos sites, des campagnes publicitaires, du blog et de l’animation des réseaux sociaux.