Relevez les défis liés à la gestion des dépenses en vous appuyant sur des technologies d’IA
Nous avons déjà tous entendu quelqu’un nous dire « Pour gagner de l’argent, vous devez d’abord en dépenser ». Et je pense que c’est plutôt vrai, si bien évidemment vous dépensez à bon escient ! Même si la plupart des dirigeants savent que la trésorerie est le sang de l’entreprise, seulement 59% des entreprises considèrent avoir la bonne technologie pour gérer les coûts efficacement. En 2019, ce nombre semble extrêmement bas.
La gestion des dépenses en s’appuyant sur des systèmes informatiques dépassés et sur des processus manuels complique la réalisation des opérations courantes et peut engendrer d’autres challenges tout au long du cycle Purchase-to-Pay.
Alors, en quoi la digitalisation du processus P2P renforce la gestion des dépenses ? La réponse est simple : elle permet la suppression des éléments générant le plus d’inefficacités dans la gestion des dépenses et affectant la santé financière de votre entreprise : les processus manuels vieillissants. Regardons de plus près 3 des principaux défis liés à la gestion des dépenses et voyons en quoi une solution de dématérialisation du cycle P2P peut les impacter directement.
CHALLENGE #1 : Gestion des achats sauvages & conformité
Lorsque des achats sont réalisés auprès de fournisseurs non-référencés ou en dehors de la politique d’achat de l’entreprise, les conséquences sur vos résultats peuvent être significatifs. De la même manière, les entreprises qui ne respectent pas les exigences de facturation définies par les gouvernements ou par certains secteurs d’activité peuvent être lourdement sanctionnées légalement et financièrement.
Des solutions P2P peuvent réduire les achats sauvages et assurer la conformité en mettant à disposition :
- Des catalogues fournisseurs avec des produits de fournisseurs référencés afin de prévenir des dépenses détournées
- Des formulaires de demandes d’achat électroniques qui permettent de supprimer le papier
- Des commandes d’achat pré-approuvées, permettant le paiement des fournisseurs dans les délais et l’obtention d’escomptes
- Des circuits de validation standardisés qui raccourcissent les délais d’approbation et garantissent que les dépenses obtiennent les bons niveaux d’autorisation
- Une conformité garantie avec les exigences gouvernementales et sectorielles relatives à la facturation
CHALLENGE #2 : Gestion de la relation fournisseurs (Supplier Relationship Management – SRM)
De mauvaises relations avec vos fournisseurs peuvent avoir des conséquences financières importantes pour votre entreprise. Et plus la gestion est manuelle, plus vous risquez de rencontrer des difficultés lors de vos interactions avec vos fournisseurs.
La digitalisation du processus P2P permet de tirer le maximum de profit du SRM grâce à des fonctionnalités telles que :
- Un circuit de validation automatisé et un archivage électronique permettant d’accélérer les règlements en réduisant les erreurs de traitement
- Des indicateurs et tableaux de bord personnalisés offrant une traçabilité de chaque facture et améliorant les prévisions
- Un portail fournisseur qui facilite la communication et permet de réduire le nombre d’appels de relance de la part des fournisseurs
- Une application mobile permettant l’approbation de factures même en déplacement
CHALLENGE #3 : Visibilité & Reporting
En l’absence d’une solution couvrant tout le cycle P2P, il est difficile (voire impossible) d’avoir des données en temps réel et la visibilité sur les dépenses engagées est très limitée.
Avec l’automatisation du processus Purchase-to-Pay, la gestion des dépenses est transparente avec :
- Des circuits de validation automatisés qui offrent une visibilité sur les demandes, les articles achetés, les commandes traitées et les paiement réalisés
- Le référentiel des contrats où les contrats sont archivés afin de faciliter la visibilité et la conformité
- Des indicateurs clés en temps réel et tableaux de bord personnalisables qui vous permettent de suivre les métriques les plus importantes concernant les dépenses et la productivité
- Des fonctions de suivi et de collaboration qui fournissent des informations facilement accessibles et un portail web qui offre aux fournisseurs une meilleure visibilité
Qu’elle que soit la taille de votre entreprise, la gestion des dépenses est un processus vital qui a réellement besoin d’être modernisé.
Vous souhaitez aller plus loin sur ce sujet ? Découvrez (ou redécouvrez) les articles et ressources suivants :
- Fiche solution Procure-to-Pay : une autre manière pour les entreprises d’acheter, comptabiliser et payer
- Rapport IOFM : Unifier les achats et la comptabilité fournisseurs : une approche en deux étapes
- Analyse de l’importance du ROI et de la rentabilité dans un projet de digitalisation du processus Purchase-to-Pay (P2P)
Sandrine Meillant est Responsable Marketing Opérationnel pour l’offre Procure-to-Pay au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge de la promotion des solutions Esker de dématérialisation des commandes d’achat et factures fournisseurs.