Maintenir la continuité d’activité : en quoi la digitalisation du traitement des factures fournisseurs peut vous aider ?

Il y a un peu plus de quatre mois, la plupart d’entre nous étaient excités et prêts pour débuter une nouvelle année et même une nouvelle décennie, sans se douter que seulement quelques semaines plus tard le monde entier devrait affronter une crise inédite, nécessitant un changement radical dans notre manière de travailler.

En temps normal, je suis heureuse de pouvoir prendre un café avec mes collègues, de n’avoir qu’à traverser un couloir pour échanger avec quelqu’un sur un dossier plutôt que d’avoir à communiquer à distance mais j’apprécie également d’avoir la possibilité de travailler en dehors du bureau grâce à des outils digitaux mis à ma disposition. Ce n’est pas le cas de toutes les entreprises et de tous les services.

Avec la pandémie mondiale actuelle, les entreprises ont pris conscience qu’elles ne peuvent plus fonctionner comme avant, notamment pour le traitement de leurs factures fournisseurs : un trop grand nombre de comptables se promènent encore de bureaux en bureaux avec des piles de factures pour faire vérifier et approuver chacune d’entre elle et pour s’occuper des paiements – dont certains sont toujours par chèque. La période de confinement fait que la plupart des salariés travaillent de chez eux, ils ne peuvent donc plus recevoir des factures par courrier, les ouvrir puis les saisir manuellement dans l’ERP.

Aujourd’hui, les entreprises qui ont des processus de traitement des factures fournisseurs manuels souffrent plus que jamais.

Les responsables financiers avec lesquels j’ai pu échanger depuis le début de la crise liée au COVID-19 m’ont indiqué vouloir automatiser leurs processus dès que possible. J’ai discuté avec une DAF la semaine dernière et elle m’a expliqué que son « ancien » processus, qui était totalement manuel, ainsi que son processus actuel « d’urgence », qui ne comporte pas d’automatisation ni d’IA, consiste à déplacer les factures numérisées d’un dossier à un autre sur un lecteur partagé. Elle a partagé avec moi sa crainte que certaines factures soient supprimées par inadvertance ou simplement placées dans un mauvais dossier, ce qui entraînerait une rupture dans la supply chain dans la mesure où des factures seraient perdues et non payées.

D’autres m’ont expliqué avoir des difficultés à trouver des collaborateurs qui veulent bien aller au bureau chaque jour pour récupérer les factures reçues par courrier de la part des fournisseurs à qui ils ont pourtant demandé maintes et maintes fois l’envoi des factures au format électronique.

Un autre directeur financier voit en cette crise l’opportunité de convaincre sa direction de passer à la digitalisation de son processus Procure-to-Pay. Avec le confinement, il est possible que des factures papier ou imprimées – qui peuvent être confidentielles – se retrouvent empilées sur le bureau provisoire d’un membre de son équipe, qui est probablement sa table à manger. Une fois que les factures sont saisies dans l’ERP – en espérant qu’entre-temps les enfants de ce collaborateur ne les auront pas utilisées comme support pour dessiner – il les envoie par transporteur aux approbateurs appropriés, qui eux-mêmes les envoient ensuite à quelqu’un d’autre pour préparer manuellement des chèques pour le paiement.

Alors que les dirigeants d’entreprises travaillent durement afin de gérer la pandémie de la meilleure manière possible pour leurs clients, employés et partenaires, la visibilité sur la trésorerie et les besoins en fond de roulement est plus cruciale que jamais. Les retards dans l’accès à ces informations ont mis en lumière les défaillances actuelles dans le traitement de leurs factures fournisseurs et dans les cycles Procure-to-Pay et Order-to-Cash tout entier. Il est certain que la digitalisation de ces processus fera partie des principales initiatives pour beaucoup d’entreprises après la reprise.

L’impact du COVID-19 est une chose qu’aucun de nous n’a jamais vécu. Comme tout le monde cherche à assurer sa sécurité et celle de sa famille, il est parfois difficile de voir les aspects positifs. Je suis persuadée que nous allons nous en sortir mais que lorsque nous retournerons à une situation « normale », nous serons des personnes différentes évoluant dans une société différente.

Continuez à prendre soin de vous et gardez le sourire en pensant à l’avenir !

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