Le regard d’un DSI sur la valeur de l’automatisation et de la digitalisation des processus en environnement multi-ERP

Le regard d'un DSI sur la valeur de l'automatisation et de la digitalisation des processus en environnement multi-ERP

Les entreprises qui se développent grâce à des croissances externes doivent souvent absorber des systèmes d’informations disparates, qui, au fil du temps, peuvent générer des inefficacités et le gaspillage de ressources précieuses. La mise en place d’une plateforme de digitalisation pouvant s’intégrer à n’importe quel système ERP permet aux entreprises d’harmoniser leurs processus à l’échelle de l’organisation et de simplifier les environnements informatiques complexes. Le directeur des ventes et du développement commercial de la filiale américaine d’Esker, Dan Reeve, s’est entretenu avec le Directeur des Systèmes d’Information (DSI) d’une entreprise mondiale de produits chimiques afin d’obtenir une perspective sur la valeur de l’automatisation et de la digitalisation des processus en environnement multi-ERP.

Dan :
En tant que DSI très expérimenté, comment percevez-vous la valeur de l’automatisation et de la digitalisation en environnement multi-ERP ?

DSI :
De notre point de vue, la plus grande valeur est la capacité de mettre en place un processus standardisé à travers des systèmes différents ayant des exigences différentes. Les éléments de formation, l’interchangeabilité avec les ressources, la capacité de regrouper les centres de services partagés (CSP), tout cela est probablement le plus grand avantage que nous en retirons.

Vous pourriez étendre cela également à des actions supplémentaires. Cherchez-vous des synergies ? Êtes-vous à la recherche d’opportunités de mettre en place vos pratiques comptables d’un seul coup (concernant la comptabilité fournisseurs), sans avoir à faire une énorme intégration ? Je pense qu’avec l’automatisation, vous tirez partie beaucoup plus rapidement des synergies, du moins du point de vue de la comptabilité fournisseurs, non seulement parce que vous êtes guidés par une démarche de normalisation, mais aussi grâce aux éléments d’automatisation qu’apporte Esker.

Dan :
Quand vous parlez de synergies, est-ce que cela signifie : “si nous faisons l’acquisition d’entreprises, nous héritons, entre autres, de plus de régions, d’autres sociétés, etc., et nous voulons qu’elles suivent les mêmes processus, utilisent les mêmes technologies, aient la capacité de se connecter ou d’avoir un système qui fonctionnera avec ce qu’elles utilisent aujourd’hui ?” Et si vous avez l’intention de les faire tous migrer vers le même ERP à un moment donné, cette automatisation est-elle une façon plus rapide de le faire et de lancer le processus ?

DSI :
Tout à fait. Même si vous avez des processus qui dépendent de localisations — que ce soit pour traiter des factures fournisseurs au format papier ou traiter des factures fournisseurs quelles qu’elles soient —, cela vous permet essentiellement de vous soustraire des exigences physiques liées à la présence de personnes dans des emplacements précis, tout en étant capable de traiter plus.

Traiter plus avec moins de personnes signifie que vous avez la possibilité d’économiser et la capacité de réaffecter les collaborateurs à d’autres tâches plus stratégiques que juste de la saisie de factures. Cela permet également à ces derniers de plus se focaliser sur leur cœur de métier.

Pensez à une entreprise ayant un modèle de CSP qui acquiert une autre entreprise. Cette entreprise traite les factures fournisseurs, et il n’y a pas de moyen plus rapide de les intégrer dans votre CSP que d’utiliser une solution de digitalisation du cycle Procure-to-Pay (P2P). Cela doit être votre objectif. Voulez-vous réaffecter des ressources clés à des fins plus stratégiques ? Envisagez-vous de réduire les coûts associés à la consolidation des fonctions administratives ? Du point de vue de l’acquisition, ce sont là les deux possibilités.

Dan:
Qu’en est-il du côté Order-to-Cash (O2C) alors ? Si vous avez plusieurs ERP, cela pourrait-il être utile là aussi?

DSI:
Oui. Du côté du cycle clients également, bien sûr. La raison pour laquelle cela nous intéresserait, c’est que chaque fois que vous avez plusieurs ERP et que vous essayez d’automatiser, vous vous concentrez principalement sur l’EDI. Et le défi de l’EDI est que vos clients n’utilisent pas un format EDI universel. De plus, l’EDI peut être abordé de deux façons. On peut s’y attaquer dans le contexte de l’intégration directe par rapport aux ERP, et plus on a d’ERP, plus l’intégration devient complexe. Ou vous pouvez dépenser beaucoup d’argent en investissant dans une sorte de solution middleware qui vous permet de faire de l’EDI comme un flux standard. Mais tout cela exige beaucoup d’entretien et d’expertise que de nombreuses entreprises n’ont pas.

La chose la plus importante pour nous, du côté O2C, c’est que, par le passé, l’automatisation prenait généralement la forme de transactions EDI, et ce ne sont pas tous les clients qui sont capables de le faire. Les clients de petite ou moyenne taille ne vont pas passer du temps à investir dans des solutions EDI.

C’est pourquoi la solution Esker est très intéressante. Vous pouvez effectivement l’utiliser en tant que technologie d’automatisation et, au moins au départ, cela n’a pas vraiment d’impact sur le comportement du client. Une plateforme comme Esker crée les bases pour pouvoir mettre en place des hauts niveaux de service clients et de processus de saisie des commandes.

Dan:
En quoi l’histoire de multi-ERP s’applique-t-elle à ce que vous venez de dire ?

DSI :
L’intégration, du point de vue de l’EDI, dans un scénario multi-ERP va nécessiter beaucoup plus de temps, de coûts et de ressources. Mais avec Esker, l’intégration est beaucoup plus simple et vous permet d’automatiser beaucoup plus rapidement. Et plus votre paysage est complexe, plus il est possible de le réutiliser par rapport aux différents types d’intégration qu’Esker offre avec les ERP.

L’avantage est que vous pouvez faire tout type d’analyse, de rapport et de gestion des processus au sein d’un même lieu. Un vrai gain de temps. Si vous voulez adapter la façon dont vous fonctionnez en tant qu’entreprise, il est beaucoup plus facile de le faire à partir d’un seul système. C’est le même concept avec toute technologie de virtualisation. Si vous envisagez la chose du point de vue de l’infrastructure, c’est essentiellement la même idée — vous construisez une couche abstraite qui vous permet de fonctionner à ce niveau, au lieu d’avoir à composer avec tous les détails techniques associés à tous les ERP.

Dan :
C’est un très bon point

DSI :
Cette partie est vraie aussi par rapport aux individus. Dans un scénario où vous avez besoin de traiter les commandes clients dans un contexte multi-ERP, les entreprises regroupent généralement les personnes en fonction de leurs connaissances sur la façon de faire les choses dans une certaine technologie (c’est-à-dire SAP, JD Edwards, etc.). Quand on fait abstraction de tout cela et qu’on a une seule plateforme qui n’est pas axée sur l’ERP, on a la capacité d’être plus inter-fonctionnel et stratégique dans la façon dont on déploie les ressources. On n’a plus besoin de personnes spécialisées dans certaines technologies.

Dan :
Je pense que cela résume bien la situation. Esker offre une vue de haut de l’emplacement des éléments clés d’information. Il est plus facile pour moi de voir ce qui se passe dans l’entreprise à travers un tableau de bord que d’avoir à me salir les mains et d’entrer dans le code ERP ou Salesforce.

DSI :
Les entreprises qui ont plusieurs ERP et plusieurs secteurs d’activité ne sont généralement pas en mesure de construire un CSP pour les ventes en raison de défis technologiques et / ou des règles commerciales qui sont intégrées dans ces éléments de technologie et ERP. Mais une fois que vous menez un projet de digitalisation et mettez en place un outil comme Esker où tout a la même apparence et la même manière d’agir, alors vous avez la capacité de faire ce genre de chose.