Quels avantages tirer de l’automatisation du cycle Order-to-Cash ?

Manon Duboz

Avant de voir ensemble quels sont les avantages de l’automatisation du cycle Order-to-Cash, voici une courte définition de ce qu’est le cycle Order-to-Cash.

1) Qu’entendons-nous par « Order-to-Cash » ?

Le cycle O2C correspond à l’ensemble des activités réalisées, depuis la réception d’une commande client jusqu’à la gestion de l’encaissement. Il se décompose en plusieurs étapes clés :

  • GESTION DU CRÉDIT CLIENT
  • GESTION DES COMMANDES
  • DIFFUSION DES FACTURES
  • RECOUVREMENT
  • PAIEMENT
  • GESTION DES ENCAISSEMENTS & DÉDUCTIONS


2) Quels sont les bénéfices de l’automatisation du cycle Order-to-Cash ?

La digitalisation du cycle Order-to-Cash permet de tirer de nombreux avantages dont les principaux sont les suivants :

a) UNE EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE

Le premier bénéfice constaté concerne l’efficacité opérationnelle pour tous les acteurs impliqués dans le cycle clients. En effet, l’automatisation du cycle Order-to-Cash entraîne inévitablement une réduction des tâches manuelles et chronophages pour les équipes. Les commandes sont saisies plus rapidement et sans erreur. Cela permet ainsi une limitation du nombre de litiges et un recouvrement accéléré des paiements clients.

Enfin, l’amélioration de la visibilité et du contrôle devient possible grâce à la centralisation d’informations sur les clients en un lieu unique. Les utilisateurs ont un accès instantané aux commandes, factures et peuvent suivre différents indicateurs de performance personnalisables pour les rapports O2C, facilitant ainsi la piste d’audit fiable.

b) UNE EXPÉRIENCE CLIENT AMÉLIORÉE

Cela concerne en premier lieu, en interne, les salariés des entreprises. En effet, les équipes sont satisfaites car elles se libèrent des tâches répétitives pour se consacrer à leur vrai cœur de métier : la relation client. La planification des activités quotidiennes de chacun aboutit à une augmentation de la productivité des équipes, une valorisation des missions et donc à une baisse du turnover.

À l’échelle de l’entreprise dans son ensemble, la digitalisation du cycle clients favorise le renforcement de la collaboration. L’amélioration de la communication entre fournisseur/client ou bien entre les divers départements/filiales permet une responsabilité accrue au niveau individuel & équipe. Cela permet également une réduction des problèmes de visibilité en aval.

Nous ne pouvons parler d’expérience client sans mentionner l’amélioration de la satisfaction client. En effet, l’automatisation du cycle Order-to-Cash permet la livraison précise des commandes dans les délais, la réception des factures et la possibilité d’effectuer des paiements. Les clients peuvent accéder en libre-service à toute commande et facture, etc grâce au portail web. Les litiges potentiels sont donc rapidement identifiés et résolus, entrainant ainsi une hausse de la fidélité client.

c) UNE AGILITÉ OPÉRATIONNELLE

L’effet cumulé de l’augmentation des économies, de l’évolutivité et de la satisfaction client prépare le terrain pour une croissance organisationnelle de l’entreprise et de nouvelles opportunités d’affaires.

En effet, la digitalisation du cycle Order-to-Cash offre la possibilité d’effectuer des déploiements rapides sur plusieurs filiales, tout en minimisant les coûts et les besoins technologiques. L’entreprise est assurée d’être en conformité avec les réglementations en vigueur dans les pays. Elle reste également libre d’automatiser d’autres processus à partir d’une même plateforme.

Par ailleurs, l’automatisation permet une gestion facilitée des pics d’activité ou des augmentations de volumes de documents à iso-effectif. Cette agilité opérationnelle encourage donc l’entreprise à saisir de nouvelles opportunités commerciales, notamment l’expansion sur de nouveaux marchés.

d) DES BÉNÉFICES PLUS ÉLEVÉS

La combinaison de tous les éléments cités précédemment conduit logiquement à l’avantage le plus stratégique de tous : la hausse des bénéfices pour l’entreprise.

3) Pouvez-vous illustrer ces bénéfices à travers des cas clients concrets ?

Voici quelques exemples chiffrés de constats réalisés chez nos clients :


4) Quelles sont les technologies indispensables qui figurent dans la solution de digitalisation du cycle Order-to-Cash d’Esker ?

Voici les technologies intégrées à la solution Esker :

  • LE MACHINE LEARNING : Capture de données via un outil intelligent qui extrait les informations à partir d’une image, reconnaît les commandes, les factures et autres documents.
  • LES TABLEAUX DE BORD & KPIS : Affichage et personnalisation des indicateurs de performance en temps réel en fonction du profil utilisateur.
  • L’INTÉGRATION ERP : Connecteurs standards pour SAP, Oracle EBS, JD Edwards et Microsoft Dynamics. Disponibilité de la solution en mode SaaS.
  • L’ARCHIVAGE EN LIGNE : Archivage automatique des documents O2C, aussi longtemps que nécessaire, et possibilité de les lier à un système ERP.
  • LA GESTION AUTOMATISÉE DES COMMANDES : Transformation des commandes fax et e-mail en un processus de type EDI afin que chaque commande soit traitée de manière électronique.
  • LA DIFFUSION ÉLECTRONIQUE DES FACTURES : Diffusion électronique des factures selon les préférences d’envoi du client et en conformité avec les réglementations internationales.
  • LE PROCESSUS DE RECOUVREMENT AUTOMATISÉ : Accélération du paiement des clients grâce aux relances automatiques, aux listes de tâches à effectuer, à l’analyse des causes de litiges et de retards, etc.
  • LE PORTAIL CLIENT : Outil en libre-service permettant aux clients de passer/suivre des commandes, de gérer/ payer/contester des factures, et de soumettre des litiges.

Esker est une plateforme cloud mondiale qui valorise les métiers de la finance et du service client. Elle renforce la coopération interentreprises en automatisant les cycles de gestion. Esker a pour vocation de construire les leviers d’une croissance à somme positive : plus de productivité, plus de sens au travail, plus de confiance entre les organisations. Grâce à la digitalisation et l’automatisation, Esker libère les fonctions finance des tâches fastidieuses. Elle permet également d’accroître leur efficacité et, in fine, de développer leurs compétences.

En savoir plus sur l’automatisation du cycle Order-to-Cash

Pour aller plus loin sur ce sujet, n’hésitez pas à :

  • Consulter notre livre blanc « Automatisation du cycle Order-to-Cash : stratégies & conseils pour réussir votre projet ».
  • Visionner le replay de la webconférence « La digitalisation du cycle Order-to-Cash comme levier stratégique pour maximiser la gestion du cash ». Webinar en partenariat avec l’AFDCC et avec l’intervention de Grant Thornton.
  • Télécharger le cas client SMC sur la digitalisation de leur cycle Order-to-Cash.