C’est la rentrée ! Et comme souvent, qui dit rentrée dit bonnes résolutions et bonnes raisons d’améliorer son quotidien.
Vous trouverez dans l’article ci-dessous des éléments concrets de réponse au fait de digitaliser et d’automatiser ses commandes clients.
Bonne lecture.
Le succès global et la compétitivité d’une entreprise peuvent être directement liés à l’efficacité de ses processus de gestion et plus particulièrement de ses commandes. Vous en avez assez de manquer de visibilité, d’avoir des coûts élevés et une inefficacité générale due à une gestion manuelle des commandes ? Découvrez 6 raisons d’automatiser intégralement ce processus.
Raison #1 : Maîtrise des coûts
D’un point de vue business, il est indéniable que l’automatisation des commandes clients apparaît comme l’un des leviers principaux pour réaliser des économies. Erreurs lors de la saisie, commandes en retard, tâches manuelles, maintien de l’infrastructure ou encore archivage peuvent facilement faire exploser les coûts.
L’automatisation permet de réduire significativement ces derniers en permettant à toutes les commandes d’être manipulées et traitées automatiquement. En moyenne, la solution Esker permet aux entreprises d’économiser de 40 à 70% de leurs coûts.
Par exemple, NIBCO réalise grâce à la solution Esker un ROI estimé à 170K€ / an.
Raison # 2 : Accélération du traitement
Plus une commande est gérée rapidement dès sa réception, plus elle sera traitée et expédiée dans les meilleurs délais. N’importe quel retard lié à l’impression, à la distribution ou encore aux diverses vérifications et manipulations pourrait conduire à des délais d’expédition ou d’approvisionnement supplémentaires, et même à des pertes sèches si la commande n’est pas prise dans les temps.
Avec Esker, l’automatisation des commandes permet d’accélérer une partie non négligeable du cycle Order-to-Cash. Cela peut se faire grâce à la capture automatique des données de commande via des technologies d’intelligence artificielle et de RPA, le dispatch, la validation ou encore l’archivage automatiques.
Par exemple, notre client HEINEKEN traite ses commandes 5 fois plus rapidement, passant de 170 à 30 secondes en moyenne.
Raison # 3 : Amélioration de la précision
Une erreur dans la prise de commande peut avoir des conséquences désastreuses, en termes d’image ou d’un point de vue financier. Car qui dit erreur à la commande dit erreur à la livraison qu’il faut donc corriger. Le retraitement d’une commande est ainsi extrêmement fastidieux, et donne souvent lieu à des avoirs, litiges, refacturations et une charge de travail pour les équipes, qui sont eux aussi des coûts.
Pire, les erreurs dans la prise de commandes génèrent des insatisfactions clients, et une possible perte de clients si les situations se répètent. Il convient donc d’être extrêmement vigilant dès la saisie des commandes, afin de ne pas pénaliser la suite du cycle Order-to-Cash.
La solution Esker permet un traitement fiable et sans erreur des commandes. Différentes technologies d’IA vont extraire avec précision les données pertinentes des commandes, qu’il s’agisse de commandes texte ou image, e-mail, fax, portail client ou EDI, remplaçant ainsi la saisie manuelle de données et permettant aux employés de travailler plus efficacement.
Par exemple, ASSA ABLOY a constaté une baisse de 30% de ses erreurs grâce à la solution Esker.
Raison # 4 : Valorisation des équipes
D’après l’étude conduite avec l’Inseec sur la valorisation des métiers de l’ADV, il semble en ressortir qu’au quotidien, les membres du service client passent la majeure partie de leur temps à effectuer des tâches manuelles à faible valeur ajoutée, au détriment de missions de « vraie » relation client.
La solution Esker capture, valide et archive électroniquement toutes les informations de commandes, minimisant les tâches manuelles de saisie. Libérés de ces tâches fastidieuses, les chargés de commandes gagnent un temps précieux qui peut être utilisé pour réaliser des tâches à plus grande valeur ajoutée, comme se consacrer aux clients, à la réalisation de ventes additionnelles, résoudre des réclamations ou encore se perfectionner dans leurs outils et connaissances pour être plus efficaces dans la gestion du cycle Order-to-Cash.
Par exemple, MEDRAD a constaté une augmentation de 13% de satisfaction de son enquête salariale annuelle, passant de 68 à 81%. Le turnover a baissé de 8 points passant de 10 à 2%.
Raison # 5 : Gain de visibilité
À chaque étape manuelle, les entreprises perdent une visibilité cruciale sur la gestion de leurs commandes. Cela peut entraîner des erreurs budgétaires, de planning ou de prévision et rend impossible la priorisation des commandes urgentes ou encore la gestion efficace des ressources humaines.
La solution Esker apporte un contrôle et une visibilité à chaque phase du traitement de la commande, de la création de cette dernière à sa livraison. Les tableaux de bord et indicateurs clés de performance personnalisables par utilisateur permettent une meilleure gestion des tâches quotidiennes, une mesure plus juste des performances, et une réactivité plus importante afin de prévenir d’éventuels problèmes, rendant chaque action plus pertinente et plus stratégique.
Par exemple, MOEN fait le retour suivant : “Nous sommes partis d’une visibilité nulle à une transparence totale sur le processus de gestion de nos commandes”, d’après le Manager du service de gestion des commandes.
Raison # 6 : Amélioration de l’expérience client
La relation client est aujourd’hui un élément essentiel pour se démarquer de ses concurrents et pérenniser son activité. Et les entreprises se doivent d’apporter toujours plus d’attention à la satisfaction de leurs clients. Certains analystes prédisent même que l’expérience client deviendra l’élément différenciateur principal des marques, dépassant les prix et les produits. Aujourd’hui cependant, être performant en front office ne suffit plus. La différenciation se passe aussi en back office. Et la digitalisation de la gestion des commandes apparaît comme une piste solide pour une collaboration optimisée et une expérience client irréprochable.
Grâce à une solution d’automatisation, les clients peuvent facilement passer leurs commandes via le portail en ligne ou leurs mobiles, depuis le catalogue de produits ou de services de l’entreprise. Ils peuvent aussi consulter leurs commandes et leurs statuts à tout moment, évitant des appels au service client. Ils ont aussi la possibilité de re-télécharger une commande déjà passée précédemment, gagnant ainsi du temps dans les cas où les commandes se répètent. Ce gain d’autonomie, souvent acquis en BtoC, devient ainsi un incontournable aussi dans la sphère BtoB.
Par exemple, LEGOUEIX fait le retour suivant : “En choisissant la solution Esker, nous avons pu repenser complètement notre organisation. Nous pouvons concentrer nos efforts sur le service client et donner toutes les cartes à nos équipes pour le mettre au centre de nos actions », d’après Sabrina Hauchecorne, Responsable Qualité et Méthodes.
J’espère que ces quelques conseils vous auront convaincu. Si cela est le cas, je vous invite à contacter nos spécialistes à OrderManagementTeam@esker.fr ou par téléphone au 04 72 83 46 46.
S’il vous manque des informations pour être convaincu(e) à 100%, je vous invite à consulter nos ressources ou à écouter les webinars en replay de nos clients qui sont souvent une très belle source d’information !
À bientôt !
Charline Moine
Charline Moine occupe le poste de Responsable Marketing Opérationnel pour l’offre Procure-to-Pay de la filiale France d’Esker.