3 conseils clés pour réussir votre projet de gestion des encaissements

Ces deux dernières années ont été marquées par une situation financière inédite lors de laquelle les entreprises ont dû faire face et s’adapter. La trésorerie des entreprises a été mise à rude épreuve avec notamment des changements sur les habitudes de paiement, une incertitude sur le délai de recouvrement des créances…

Selon le baromètre Atradius 2021, 40% des entreprises connaissent une détérioration du délai moyen de recouvrement des créances. 7% des factures B2B sont considérées comme irrécouvrables. Pour concentrer les efforts de recouvrement, il est impératif pour les organisations d’encaisser au plus vite. L’objectif ? Avoir des comptes clients à jour et relancer les bonnes personnes au bon moment.

Pour parvenir à cette optimisation de gestion des encaissements, la digitalisation et l’automatisation de ce processus n’est plus une option. Elle est la clé pour maîtriser son cash.

Mais comment lancer et réussir un projet de gestion des encaissements ?

1/ Auditer ses processus existants

Tout d’abord, avant de se lancer dans un projet, il est très important de lister et d’analyser tous les processus en place au sein de votre organisation. Posez-vous les bonnes questions. Cette étape est essentielle pour vous permettre de définir vos objectifs. Quelques exemples de questions à vous poser :

• Automatisez-vous déjà certains encaissements notamment via votre ERP ? Si oui, quel est le pourcentage d’automatisation ?
• Aujourd’hui, quelle est la typologie de vos clients et où sont-ils basés ? Les scénarios de paiement sont souvent différents selon votre segmentation client et selon leur pays. En effet, chaque pays et chaque secteur d’activité a ses spécificités.
• Quels sont les méthodes de paiement ?

Échangez avec les différentes parties prenantes au sein de votre organisation. Cela permet de qualifier le processus de gestion des encaissements dans sa globalité depuis la réception du paiement jusqu’au lettrage dans votre ERP et d’avoir un audit précis.

2/ Définir ses attentes et objectifs

Ensuite, une fois votre audit finalisé et vos processus existants clairs, passez à l’étape de définition de vos objectifs. Cette étape est cruciale pour déterminer le périmètre du projet et lancer la phase de recherche du partenaire. Voici quelques indicateurs à recueillir dans la définition de vos objectifs :

• volume de paiements reçus
• périodes de pics d’activité
• pays concernés
• KPIs de performance à suivre
• niveau d’automatisation attendu
• nombre d’exceptions important à gérer

Les objectifs doivent être fixés par les membres de l’équipe projet. Cela permet de répondre aux besoins de chacun et d’embarquer plus facilement les collaborateurs dans ce changement.

3/ Mesurer les résultats de votre projet de gestion des encaissements

La solution de gestion des encaissements déployée, le premier indicateur que les entreprises ont tendance à mesurer est le taux d’automatisation des encaissements. Attention à ne pas s’arrêter à celui-ci car il ne permet pas à lui seul de mesurer l’efficacité de votre projet, loin de là.
En effet, les responsables financiers se pencheront plutôt sur d’autres indicateurs chiffrés tels que la réduction du temps de traitement des encaissements, le pourcentage du cash non alloué, le DSO, le montant des pertes liées aux déductions non qualifiées.
Ainsi, nous vous conseillons vivement de mesurer d’autres indicateurs telles que l’amélioration de la visibilité et de la traçabilité de ce processus, l’expérience client…

En résumé, avant de lancer un projet de digitalisation de la gestion des encaissements, il ne faut pas négliger la phase de préparation avec l’équipe projet tout en collaborant avec les acteurs de la chaîne Invoice-to-Cash afin de les embarquer dès le début. Le point important est de se fixer des objectifs raisonnables que vous pourrez mesurer dans le temps et qui vous permettront de facilement ajuster votre stratégie si besoin.

Ainsi, optimiser la gestion des encaissements au sein de l’entreprise permet de mieux maîtriser son cash. Les comptes clients sont mis à jour plus rapidement, votre stratégie de recouvrement est plus efficace et vos prévisions d’encaissement plus justes.

Pour en savoir plus :
– Objectif cash : accélérez vos encaissements pour un recouvrement plus efficace > Regardez le replay
– Votre processus de gestion des encaissements est-il en bonne santé ? > Faites le test
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