Dans une période de crise comme celle que l’on vient de connaître, les entreprises accordent beaucoup d’importance à la gestion de la trésorerie et au maintien d’une importante marge brute d’autofinancement. Malheureusement, de nombreuses organisations ont de grandes quantités de liquidités bloquées dans des fonctions financières de “back-office” inefficaces. La digitalisation des factures fournisseurs est la première étape de la mise en place d’un plan de continuité solide qui libère ces liquidités et favorise la rentabilité future. L’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet également de réduire considérablement le délai moyen de paiement fournisseur, d’accroître la visibilité sur le moment et le montant du paiement aux fournisseurs, et ainsi de prendre des décisions financières plus judicieuses.
Voici 6 façons dont la digitalisation des factures fournisseurs peut vous aider à optimiser votre gestion de trésorerie :
Évaluez votre trésorerie
La première étape d’une meilleure gestion des liquidités consiste à évaluer votre trésorerie actuelle afin de comprendre où vous en êtes. Pour évaluer votre trésorerie, vous devez notamment :
- Évaluer tous vos fournisseurs
- Examiner et réévaluer les conditions de vos fournisseurs de longue date
- Supprimer les conditions de vos fournisseurs qui ont un impact négatif sur votre entreprise
La dématérialisation des factures fournisseurs en s’appuyant sur l’IA est le meilleur moyen de surveiller vos relations fournisseurs. Elle permet aux services comptabilité de suivre facilement et précisément les informations relatives aux fournisseurs, de donner à ces derniers un accès limité au système et aux données qu’il contient, et de renforcer les relations avec les fournisseurs en mettant à leur disposition un portail en libre-service avec accès à leurs propres factures, à l’état des paiements et à d’autres informations clés.
Réduisez les coûts liés au traitement manuel
Dans les services de comptabilité fournisseurs qui traitent encore les factures au format papier, les retards de paiement et les frais sont monnaie courante. Même si les comptables font souvent tout leur possible pour que les paiements soient effectués dans les délais, les processus manuels rendent presque impossible l’obtention d’une remise pour paiement anticipé. Toutefois, l’automatisation du processus permet d’accélérer considérablement le temps de traitement des factures, en éliminant le risque de pénalités de retard tout en augmentant le montant des remises pour paiement anticipé.
Éliminez les erreurs qui prennent du temps
L’erreur humaine est presque inévitable. Et lorsqu’il s’agit de gestion de trésorerie, les services de comptabilité fournisseurs doivent faire tout leur possible pour atténuer le risque lié aux tâches manuelles, sujettes à l’erreur. En effet, le manque de contrôle et d’organisation des services comptables peut entraîner des retards dans le traitement des paiements, des erreurs coûteuses telles que les doublons de paiement et une perte de temps supplémentaire pour le rapprochement des données.
Heureusement, ces erreurs causées par les processus manuels peuvent être facilement réduites, voire éliminées, à l’aide d’une solution alimentée par l’AI. Non seulement la digitalisation permet de saisir les informations des factures électroniques et papier avec le plus haut degré de précision, mais toutes les factures sont traitées automatiquement et vérifiées par recoupement pour s’assurer que les informations sont exactes et qu’elles ne sont pas payées deux fois.
Gérez les soldes de paiement
Il faut dépenser pour gagner de l’argent. Mais lorsqu’il s’agit d’améliorer la trésorerie, il est important de s’assurer que ces dépenses n’augmentent pas de mois en mois en contrôlant plus étroitement le traitement des paiements et en veillant à ce que les factures soient payées dans les délais et dans leur intégralité.
Une fois de plus, l’automatisation des factures fournisseurs est la réponse à ce problème. Une solution automatisée peut faciliter la gestion des paiements :
- En rationalisant l’ensemble du processus de paiement
- En réduisant les coûts et en permettant d’utiliser avantageusement les délais de paiement
- En augmentant la visibilité et le contrôle sur les paiements grâce à la possibilité pour les utilisateurs de suivre des données telles que les soldes reportés, le délai moyen de paiement, etc.
Négociez les conditions de paiement avec les fournisseurs
Les relations avec les fournisseurs sont un atout précieux pour les entreprises. Lorsque les entreprises établissent une relation solide et ont la réputation de toujours payer à temps, les fournisseurs sont souvent tout à fait disposés à négocier des remises pour paiement anticipé qui profitent mutuellement aux flux de trésorerie des uns et des autres – ils sont payés plus rapidement et vous payez moins. En outre, lorsque les relations avec les fournisseurs sont solides et durables, ces derniers peuvent même être disposés à négocier des délais de paiement plus longs pour vous et vous permettre ainsi de conserver plus de liquidités.
Augmentez la visibilité globale sur les flux de trésorerie
On ne peut pas fixer ce qu’on ne peut pas mesurer, et on ne peut pas mesurer ce qu’on ne peut pas voir. La gestion des flux de trésorerie étant l’une des fonctions les plus importantes de la comptabilité fournisseurs, les équipes comptables doivent avoir un moyen d’avoir un œil sur toutes les activités liées à la trésorerie. La marque d’un service de comptabilité fournisseurs efficace et transparent est l’automatisation. Elle fournit des informations précieuses sur votre trésorerie en temps réel, ainsi que des données qui aident les chefs d’entreprise à prendre des décisions plus intelligentes et plus éclairées.
Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, chaque étape du processus est tracée et toutes les informations sont archivées au fur et à mesure que les factures sont traitées par le système. Les utilisateurs peuvent consulter les principaux indicateurs en temps réel grâce à des tableaux de bord personnalisables et rechercher facilement les informations importantes nécessaires au suivi des flux de trésorerie et à la planification des futurs achats et du budget.
La réponse se trouve dans la digitalisation et l’automatisation
La trésorerie est le nerf de la guerre et la clé de la continuité d’activité, alors pourquoi le gérer avec des processus manuels et dépassés ? Alors que les entreprises évoluent dans un environnement incertain, l’automatisation et la digitalisation devraient être des outils que chaque service de comptabilité fournisseurs utilise. Grâce à la visibilité, au contrôle, à l’efficacité et aux économies réalisées grâce à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs, les entreprises peuvent garantir un flux de trésorerie solide et constant qui les prépare à une réussite à long terme.
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Marion Béhier est Chargée de Marketing Opérationnel pour l’offre Procure-to-Pay au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge de la promotion des solutions Esker de dématérialisation des commandes d’achat et factures fournisseurs.