Vous attendez de lancer votre projet d’automatisation des factures fournisseurs ? Voici ce que vous pouvez faire en attendant

Marion Behier

Récemment, un client nous a demandé ce qu’il pouvait faire en attendant le lancement de son projet d’automatisation des factures fournisseurs. Cela nous a permis de réfléchir à des exemples de défis que les clients ont dû relever et à la manière dont ils les ont relevés alors qu’ils se préparaient à mettre en œuvre leur projet de dématérialisation.

Certaines entreprises profitent, en effet, de ce temps pour se pencher sur leur projet d’automatisation et les technologies qui y sont utilisées. D’autres essaient d’instaurer un protocole pour permettre le traitement manuel des factures fournisseurs à distance, certaines devant encore se rendre à leur bureau plusieurs fois par semaine pour collecter et traiter leurs factures papier. Mais malheureusement, toutes les entreprises ne sont pas en mesure d’aller de l’avant dès à présent grâce à la solution de digitalisation des factures fournisseurs dont elles rêvent. Si c’est votre cas, cet article est pour vous.

Les meilleures pratiques de traitement des factures fournisseurs avant l’automatisation

Si votre entreprise n’est pas tout à fait arrivée au moment où le lancement d’un projet d’automatisation des factures est possible, voici quelques conseils et stratégies utiles pour vous aider à préparer la mise en place entre-temps.

Structure organisationnelle

  • Centralisez tous vos processus qui sont décentralisés lorsque vous le pouvez : y a-t-il des centres de services partagés à envisager ? Si oui, faites-le d’abord et cherchez ensuite à automatiser.

Processus spécifiques

  • Envisagez une logique de circuit de traitement et de validation : rationalisez, normalisez et documentez les circuits de chaque processus.
  • Réfléchissez à qui, en dehors de certains circuits de validation spécifiques, aura besoin d’avoir de la visibilité sur les factures pendant et après le traitement (par exemple, les auditeurs, les gestionnaires, les analystes de données, etc.)
  • Faites en sorte que votre processus d’approbation hors commande d’achat soit documenté/cartographié. Il s’agit généralement de connaissances dispersées dans des feuilles de calcul Excel, des notes, etc. Le moment est venu de les documenter !
  • Pour les factures établies sur la base d’une commande, intégrez les achats au processus. La qualité des bons de commande rédigés/créés dans l’ERP est en lien direct avec le processus de rapprochement des factures. Plus ils sont précis, plus la correspondance se fera facilement.
  • Envisagez les canaux entrants : comment les factures sont-elles reçues ? Ces canaux entrants sont-ils également utilisés pour d’autres choses ? Optimisez/choisissez la réception sous format électronique lorsque cela est possible et logique.
  • Réfléchissez à la manière dont les factures sont reçues et gérées : toutes les factures, quel que soit le code société, sont-elles envoyées à une seule adresse e-mail ou à des adresses différentes ?
  • Vos fournisseurs envoient-ils plusieurs pièces jointes par courriel, plusieurs factures dans une seule pièce jointe ou un courriel pour une facture ?
  • Résolution des litiges : élaborez des scénarios détaillés. Qu’est-il judicieux d’automatiser ? Qu’est-ce qui ne l’est pas ? Existe-t-il un autre moyen ?

La visibilité :

  • Rapports : Mesurez et calculez les principaux indicateurs de performance clés (KPIs) et déterminez ceux qui sont nécessaires pour l’avenir
  • Les clôtures de comptes : comment se font-elles aujourd’hui ?
  • Délai entre la réception de la facture et l’enregistrement de la facture : comment mesurez-vous ce délai aujourd’hui ?
  • Quel est l’objectif de réussite de ce projet concernant les points ci-dessus ?
  • Quel est le taux de factures avec et sans commande d’achat ? (mesure approximative : état actuel, état visé)

Données/IT :

  • Le nettoyage de votre base de données (informations sur les fournisseurs, les commandes, etc.) est d’une importance capitale non seulement pour l’environnement de production, mais aussi pour la qualité de votre base. Le fait d’avoir de bonnes données peut faire une grande différence dans la qualité des tests qui auront lieu.
  • Préparez un rapport indiquant vos fournisseurs qui seront inclus dans le futur processus, en prenant en compte : le volume annuel de factures avec et sans commande, un rapport classant les principaux fournisseurs en volume et un autre rapport trié par montant payé par fournisseur. Cela permet de prioriser les fonctionnalités au cours du projet d’automatisation des factures fournisseurs.
  • Disposez d’un plan de projet d’intégration de la solution de dématérialisation à votre ERP et des ressources nécessaires au développement de l’intégration des données/ERP pour intégrer la solution à votre ERP. C’est un point sur lequel vous pourriez commencer à faire des recherches et à vous préparer avant de démarrer avec votre prestataire.

Gestion du changement :

  • Communiquez les changements à venir à vos équipes, et faites appel aux principaux acteurs des différents domaines pour aider à compiler les changements futurs. L’acceptation des utilisateurs est le moteur du succès de tous les projets !
  • Préparez toute votre organisation : une fois que vous avez documenté votre processus d’approbation, avertissez tout le monde que vous vous préparez à automatiser ce processus.
  • Mettez en place les bons membres de l’équipe pour le projet. Il s’agit notamment de votre équipe technique (informatique et ERP) ainsi que des super-utilisateurs pour les rôles clés (spécialiste comptabilité fournisseurs, réviseur/approbateur, acheteur). N’oubliez pas les autres rôles au sein de votre organisation qui seront touchés (auditeurs, gestionnaires, analystes de données, etc.)
  • Informez les utilisateurs clés qu’ils vont tester et travailler dans le système pendant une durée non négligeable au cours de la mise en œuvre du projet d’automatisation des factures. En général, le fait de consacrer du temps à ces utilisateurs s’avère inestimable pour la réussite du projet.

Les entreprises ont recours à plusieurs stratégies pour faire face à l’impact commercial de l’attente du déploiement d’un projet de digitalisation (par exemple, protéger la marge de trésorerie, investir dans des gains d’efficacité, etc.) Le moment est-il venu de procéder à un audit informel de vos processus ? Pouvez-vous identifier des possibilités d’amélioration, y compris une vision stratégique à un horizon de un à cinq ans ? Tout ce qui est noté peut contribuer à faire avancer votre dossier en faveur de la dématérialisation des factures fournisseurs, même si ce n’est pas encore au programme !

Pour en savoir d’avantage sur le sujet, vous pouvez :