Directeurs financiers : Soyez prêts à relever les défis de 2021 !

Directeurs financiers Soyez prêts à relever les défis de 2021 - Blog de la Démat

Si la fonction finance a longtemps été dans le contrôle et le bilan des résultats financiers de l’entreprise, elle connaît, ces dernières années, de nombreuses évolutions : dans sa façon de travailler, dans les technologies qu’elle utilise mais également dans son rôle au sein de l’entreprise et doit aujourd’hui anticiper et optimiser au maximum la gestion des finances de l’entreprise. Dans ce contexte, les directeurs financiers ont plus que jamais un rôle à jouer.
Quel sont les défis de 2021 qu’il aura à relever ?

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Défi n°1 : S’adapter au télétravail

Peu pratiqué avant la crise de la Covid, le télétravail est, aujourd’hui, un sujet d’actualité de plus en plus présent dans les entreprises et qui devrait s’installer dans les habitudes professionnelles de façon pérenne. Les services comptables, comme tous les autres services de l’entreprise, sont obligés de revoir et d’adapter leur façon de travailler afin de permettre la continuité de leur activité à distance.

En effet, les processus comptables, longtemps manuels, ne permettent pas une continuité de l’activité lors du télétravail. Le principal coupable : les factures reçues sous format papier qui ne peuvent plus être récupérées et traitées immédiatement. Pour permettre aux comptables de traiter et payer les factures, il est primordial que tous le processus de traitement des factures soit digitalisé : réception de la facture, circuit de validation, rapprochement avec le bon de commande, etc.

Pour dématérialiser leur processus, il est primordial que les directions financières adoptent un outil qui couvre l’ensemble du processus Procure-to-Pay. Cela permet non seulement de faciliter le traitement de bout en bout du cycle P2P (de la demande d’achat au paiement de la facture fournisseurs) mais également d’avoir un meilleur suivi de l’activité. La centralisation des données et des documents au même endroit rend les échanges plus fluides et efficaces et permet la mise à jour en temps réel des informations.

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Défi n°2 : Piloter la performance de l’entreprise

Le rôle de la comptabilité n’est plus uniquement de traiter, payer et comptabiliser les factures. Les comptables jouent un rôle plus stratégique au sein de l’organisation et deviennent même vecteur de performance. Dans ce contexte, il est important que les entreprises centralisent les données au sein d’un même outil. Cela permet en effet non seulement d’avoir un suivi sur le traitement des factures, mais également un aperçu en temps réel sur l’activité globale de l’entreprise : budget dépensé et restant, commande d’achat en cours, retard de livraison, etc.
Face à cet enjeu, il est primordial de définir des indicateurs clés et des tableaux de bord permettant de suivre l’activité et de faciliter la visibilité sur l’ensemble du processus Procure-to-Pay. Les collaborateurs ont ainsi facilement accès à des données qui sont unifiées et mises à jour en temps réel permettant une prise de décision rapide et en connaissance de cause.
Un pilotage efficace de la performance de l’entreprise passe également par le contrôle des dépenses et la maîtrise du cash. En effet, de nombreuses liquidités sont bloquées ou mal utilisées car le processus de gestion des commandes d’achat et des factures fournisseurs n’est pas optimisé ; or, ces liquidités sont indispensables à l’entreprise pour investir et ainsi développer son activité, encore plus en période de crise. Afin que l’entreprise profite pleinement de ses capacités d’investissement, il est primordial qu’elle optimise au maximum son cycle de conversion du cash et qu’elle garde un œil sur les dépenses de l’entreprise et de ses employés.
L’entreprise peut par exemple :

  • optimiser ses délais de paiement pour ne pas payer de pénalités de retard
  • gérer ses stocks efficacement pour ne pas mobiliser des ressources dans des matières première inutilisées ou des stocks invendus
  • contrôler les achats pour éviter les achats hors budget ou non conformes

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Défi n°3 : Identifier les risques, les maîtriser et prévenir la fraude

En 2019, pas moins de 7 entreprises françaises sur 10 déclarent avoir été victimes d’au moins une tentative de fraude1 . La gestion du risque et la prévention contre la fraude sont donc devenues des missions importantes pour les directeurs financiers. Outre le dommage financier qu’une fraude peut causer à l’entreprise, elle peut également provoquer des répercussions sur l’image et la réputation financière et sociale de l’entreprise. C’est pourquoi, les services financiers doivent mettre au cœur de leur stratégie la mise en œuvre de mesures permettant de sécuriser leur processus Procure-to-Pay et la gestion de leurs fournisseurs. De nombreuses mesures peuvent ainsi être mises en place, telles que :

  • la création de fiches fournisseurs dématérialisées permettant aux entreprises de centraliser les informations fournisseurs et vérifier que le fournisseur est en conformité avec la règlementation
  • la définition d’une politique d’achat stricte cloisonnant les différentes tâches relatives au processus Procure-to-Pay et autorisant les achats selon les règles définies par l’entreprise.
  • le traçage de l’ensemble des actions et interactions du processus P2P permettant aux entreprises de repérer toute erreur ou anomalie éventuelle dans le processus.
  • la mise en place de procédures permettant de prévenir et détecter les erreurs et fraudes telles que le rapprochement automatique des factures avec les lignes de commandes et les bons de livraison permettant de détecter tout écart ou la vérification de la concordance du RIB de la facture avec celui de la base de données fournisseurs.

1 D’après le Baromètre sur le risque de fraude en entreprise réalisé par l’assureur-crédit Euler-Hermes et l’association des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion (DFCG) auprès d’un échantillon de 200 entreprises.

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Défi n°4 : Anticiper la réglementation sur la facturation B2B en France… mais pas que !

Une facture est considérée comme électronique quand elle est émise et reçue sous format électronique. De plus en plus de pays la rendent obligatoire car elle garantit l’authenticité de la facture et l’intégrité de son contenu. C’est notamment le cas de l’Italie et du Mexique qui l’ont rendue obligatoire depuis plusieurs mois.

La réglementation autour de la facturation électronique est vaste et évolue en permanence. Les règles et exigences que les entreprises et leurs clients doivent respecter diffèrent d’un pays à l’autre. C’est pourquoi il est important d’avoir une solution de digitalisation qui soit évolutive et qui s’adapte aux exigences et obligations des différents pays.

Focus sur la France

Après l’obligation de dématérialisation des factures à destination des administrations publiques (B2G), c’est au tour des échanges inter-entreprises (B2B) d’être dématérialisés. Le gouvernement français, via l’article 153 de la loi Finances 2020 a en effet annoncé l’obligation de la facturation électronique pour toutes les transactions B2B à partir de 2023.

Suite à la parution de l’article 153 de la loi de Finances 2020, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) a publié un rapport recommandant le modèle d’échange de factures en Y. Celui-ci autoriserait les plateformes privées préalablement certifiées à transmettre les factures aux bons destinataires sans passer obligatoirement par la plateforme publique.

Calendrier de la mise en place de la réglementation B2B en France

1er janvier 2023 | Obligation d’accepter les factures au format électronique pour toutes les entreprises et obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises

1er janvier 2014 | Obligation pour les ETI de transmettre l’ensemble de leurs factures sous format électronique

1er janvier 2025 | Obligation pour les TPE et PME d’envoyer les factures sous format électronique

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Défi n°5 : Impliquer davantage vos fournisseurs et collaborer avec eux

Les fournisseurs ont également un rôle à jouer dans la performance de votre entreprise. Lorsque les entreprises établissent une relation pérenne avec leurs fournisseurs, elles sont plus à même de négocier et collaborer avec eux. L’utilisation d’une solution de digitalisation peut contribuer à la solidité de cette collaboration, notamment par l’accès à un portail fournisseur qui facilitera le traitement de commandes d’achat et factures fournisseurs, mais aussi celui des litiges. Les fournisseurs peuvent ainsi visualiser et consulter le suivi de leurs factures ou même les saisir et les déposer directement en ligne.
Outre la centralisation des informations de suivi pour les fournisseurs, les comptables ont également accès à plusieurs modules leur permettant d’optimiser au mieux leur gestion des fournisseurs. Pour cela, vous pouvez mettre à disposition de vos fournisseurs une interface afin qu’ils saisissent leurs informations et qu’ils les mettent à jour quand nécessaire. Les informations sont ensuite vérifiées et validées par vos équipes en interne. Les informations sont ainsi toujours à jour évitant des échanges incessants entre le fournisseur et son client et des risques de fraude.
L’implication des fournisseurs permet aux équipes comptables de gagner du temps sur le traitement des factures grâce à la centralisation des informations et à la facilitation de la résolution des litiges.

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Les services financiers des entreprises auront de nombreux défis à relever en 2021. C’est pourquoi les anticiper au maximum et équiper les équipes avec une solution de digitalisation est un enjeu primordial et doit s’amorcer dès à présent !

Pour aller plus loin sur le sujet, n’hésitez pas à :

Marion Béhier est Assistante Marketing Opérationnel pour l’offre Purchase-to-Pay au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge de la promotion des solutions Esker de dématérialisation des commandes d’achat et factures fournisseurs.

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