Les difficultés économiques rencontrées actuellement par les entreprises et la complexité de la période que nous traversons ont mis en évidence l’importance et la fragilité des relations fournisseurs pour les entreprises. Il est donc primordial d’établir une relation de confiance avec ses fournisseurs, et la digitalisation du processus Procure-to-Pay peut aider grâce à une visibilité en temps réel sur l’ensemble du processus (commandes, factures, informations fournisseurs) et permet également de respecter les délais de paiement, de faciliter la collaboration et de résoudre plus rapidement les litiges, etc.
Évolution de la relation fournisseurs
On distingue 4 grandes étapes dans l’évolution de la relation fournisseurs :
- #1 – La relation fournisseurs est centrée autour du traitement de la facture : les entreprises sont axées sur la facture, il y a très peu d’échanges entre la comptabilité et les fournisseurs. Le traitement de la facture était purement administratif avec pour but l’enregistrement de la facture pour que la comptabilité ait une visibilité sur l’activité de l’entreprise
- #2 – La relation est basée autour du paiement de la facture : c’est le début des interactions entre les équipes comptables et le fournisseur
- #3 – Définition d’un processus en amont afin que la facture soit bien traitée
- #4 – Continuité de la relation tout au long du processus : la relation n’est plus uniquement tournée vers la facture mais sur l’ensemble du processus : de la demande d’achat au paiement de la facture
Rappel des étapes clés du processus Procure-to-Pay
Relations fournisseurs et paiement des factures
Le premier point important de la relation fournisseurs est le paiement de la facture. Payer les factures à l’heure est primordial pour éviter les sanctions de la DGCCRF et surtout pour établir une bonne relation fournisseurs qui soit pérenne dans la durée.
Focus réglementaire
La loi LME impose que les délais de paiement doivent être au maximum de 60 jours nets ou de 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture.
La mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs permet aux entreprises d’accélérer et d’optimiser le traitement des factures fournisseurs en les aidant à :
- Automatiser la réception quel que soit le canal de soumission (courrier, EDI, e-mail, portail) : vos fournisseurs peuvent vous soumettre les factures sous le format de leur choix. Elles sont intégrées à la solution pour vous permettre de les traiter facilement, puis elles sont réparties aux comptables fournisseurs selon les critères définis par votre entreprise (par code société, par files d’attente spécifiques, etc.)
- Faciliter l’extraction et la reconnaissance des données grâce à trois couches de technologies qui vont travailler main dans la main afin de digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs. La reconnaissance embarquée (ou First Time Recognition) qui intègre le Deep Learning permet aux utilisateurs de pouvoir profiter de taux de reconnaissance importants dès le début. L’auto-apprentissage (ou Machine Learning) va apprendre en permanence des corrections apportées par les utilisateurs et appliquera ces modifications automatiquement sur les prochaines factures similaires. L’apprentissage (ou Teaching) permet aux utilisateurs de définir explicitement des critères de reconnaissance pour des factures récurrentes.
- Accélérer la validation du paiement : les personnes devant approuver une facture reçoivent une notification e-mail leur permettant d’avoir accès à toutes les données relatives à la facture telles que les données extraites et vérifiées par le comptable de la facture, historique de la facture ou encore commentaires des autres valideurs
- Suivre les statuts de traitement en temps réel : les informations sont disponibles en temps réel, vous pouvez voir en un coup d’œil à quelle étape sont vos factures ou si vous êtes en retard dans le paiement de vos factures.
Interconnexion et échanges en amont de la facture
La relation avec les fournisseurs commence dès la demande d’achat et permet d’avoir un premier lien entre le fournisseur et le client. Cette étape est primordiale afin d’avoir un meilleur suivi de tout le processus P2P.
Focus réglementaire
L’article L. 441-9 du code de commerce impose l’obligation de mention du numéro de bon de commande si celui-ci a été préalablement établi par l’acheteur.
Digitalisez votre processus Procure-to-Pay en amont : dès les demandes d’achat
Il est important de choisir une solution de dématérialisation du processus Procure-to-Pay qui optimise l’ensemble du cycle de la demande d’achat au paiement de la facture et la comptabilisation en passant par la commande de biens et service et la réconciliation. Votre entreprise obtient ainsi que :
- chaque dépense reçoit l’autorisation appropriée
- chaque facture est rapprochée d’un bon de commande : la solution de dématérialisation va automatiquement rapprocher les factures avec les lignes de commandes et bons de réception correspondants. Elles peuvent ainsi être traitées automatiquementlorsqu’il n’y a pas d’écart.
- une solution unique pour gérer tout le processus Procure-to-Pay et un meilleur suivi des fournisseurs (nombre de fournisseurs, livraison à l’heure, dépenses mensuelles, etc.), de la conformité (achats sur commande ou non, commandes sans bon de livraison, commandes en retard, etc.), du budget (budget par centre de coûts et comptes analytiques, dépenses hors budget ou non prévues, budget restant par catégorie, etc.) et des paiements (paiement à l’heure, pénalités, réconciliation facture/commande/livraison, etc.)
- une adoption utilisateur facilitée : les utilisateurs ont accès à toutes les informations à partir d’une plateforme unique
Portail fournisseurs
L’utilisation d’une solution de digitalisation peut contribuer à la solidité votre relation fournisseurs, notamment par l’accès à un portail fournisseur qui facilitera le traitement des commandes d’achat et factures fournisseurs, mais aussi celui des litiges. Les fournisseurs peuvent ainsi visualiser et consulter le suivi de leurs factures, ajouter des commentaires sur les factures ou encore consulter les nouvelles commandes.
Les avantages pour vous
Engagements et commandes d’achat
- soumission et suivi de commande 24h/24, 7j/7
- gain de temps sur les appels pour passer vos commandes
- livraison des biens plus rapide et plus fiable
Factures fournisseurs
- gain de temps sur les appels fournisseurs quand aux statuts de leurs factures
- réduction des tâches administratives liées à la gestion des factures papier
- davantage de remises pour paiement anticipé
Les avantages pour vos fournisseurs
Engagements et commandes d’achat
- commandes électroniques fiables
- gain de temps sur les appels clients concernant le statut de leurs commandes
- renforcement de vos relations
Factures fournisseurs
- informations sur les statuts de paiement
- résolution rapide des litiges
- réduction des coûts de traitement des factures papier
Commencer la relation fournisseurs dès l’enregistrement des fournisseurs
Depuis 2012, les entreprises doivent vérifier que leurs fournisseurs respectent la législation en vigueur en France : que la structure est immatriculée, que tous ses travailleurs son bien déclarés, que sa chaîne d’approvisionnement est traçable, etc.
Focus réglementaire
La loi sur l’obligation de vigilance impose aux entreprises de vérifier certains points de conformité de leurs fournisseurs tous les 6 mois pendant la période contractuelle de sous-traitance.
La gestion des fournisseurs peut être un processus complexe, multi-étapes et inter-services et prendre un certain temps : ajout de nouveaux fournisseurs, mise à jour des données fournisseurs, analyse des risques et de la conformité, collecte des documents à jours, etc.
Afin de palier la lenteur de ce processus et de respecter la loi sur l’obligation de vigilance, une solution de dématérialisation avec un référentiel central d’informations fournisseurs peut aider les entreprises à gérer la relation fournisseurs. Les fournisseurs ont accès à une interface afin qu’ils saisissent leurs informations et qu’ils les mettent à jour quand nécessaire. Les informations sont ensuite vérifiées et validées par vos équipes en interne. Les informations sont ainsi toujours à jour évitant des échanges incessants entre le fournisseur et son client et des risques de fraude.
La facture n’est plus le seul élément clé et point de concentration des forces. Aujourd’hui, il est important d’avoir l’information dès l’expression du besoin et que cette information soit fiabilisée et la plus juste possible. Pour ce faire, digitaliser la relations fournisseurs peut vous permettre de consolider vos relations fournisseurs et de les replacer au centre de vos priorités !
Vous souhaitez en découvrir d’avantage sur la digitalisation du processus Procure-to-Pay ?
- Regardez le replay de notre web conférence co-animée par Mazars et Esker et découvrez comment replacer les relations fournisseurs au centre de vos priorités grâce à la digitalisation du processus P2P.
- Découvrez l’eBook Dématérialisation du cycle P2P : Le secret pour améliorer vos relations fournisseurs
- Lisez l’article Pourquoi impliquer vos fournisseurs dans la digitalisation de votre cycle Procure-to-Pay ?
Marion Béhier est Chargée de Marketing Opérationnel pour l’offre Procure-to-Pay au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge de la promotion des solutions Esker de dématérialisation des commandes d’achat et factures fournisseurs.