Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises prennent conscience de la nécessité de disposer d’outils permettant le travail à distance – telles que les solutions de digitalisation basées sur le cloud. Elles se préparent à toute situation qui empêcherait les collaborateurs de se déplacer ou entraînerait un arrêt brutal de l’activité.
Maintenir l’activité en période de crise avec des solutions cloud basées sur l’Intelligence Artificielle
Même si les employés n’avaient, jusqu’à présent, jamais eu à travailler à distance, les équiper d’une solution cloud permet aux entreprises de poursuivre leur activité malgré des circonstances inattendues et contraignantes.
En temps de crise ou de boulversement, voici comment les solutions cloud d’automatisation basées sur l’IA permettent aux organisations d’assurer une flexibilité du lieu de travail et de garantir la poursuite de leurs activités.
1. Une visibilité de bout en bout
La visibilité est déjà d’une importance capitale pour évaluer la performance et la rentabilité mais elle l’est d’autant plus lorsqu’il s’agit de travailler à distance.
Les collaborateurs doivent être en mesure de trouver les informations et données essentielles pour répondre au mieux aux clients et fournisseurs. Les managers quant à eux doivent, par exemple, être capables de suivre chaque étape du traitement d’une commande ou d’une facture.
Fort heureusement, les solutions basées sur l’IA fournissent des tableaux de bord personnalisables et mis à jour en temps réel qui sont utiles aux managers et à leurs équipes pour maintenir le fonctionnement des processus P2P (Procure-to-Pay) et O2C (Order-to-Cash) sans interruption et sans goulots d’étranglement.
Les solutions basées sur le cloud proposent très souvent une application mobile pour accéder aux informations et bénéficier d’une telle visibilité. Où que l’utilisateur se trouve, ces applications mobiles permettent entre autres :
- Aux services comptabilité d’approuver, mettre en attente ou renvoyer les factures fournisseurs et les demandes d’achat
- Aux responsables du Service Client de passer et suivre les commandes
- Aux dirigeants d’accèder à des indicateurs et des KPI importants pour suivre les performances et la productivité
- A l’ensemble des utilisateurs d’accéder au même niveau d’information en un clic.
2. Flexibilité et accessibilité
Avec une solution basée sur le cloud, les circonstances imprévues n’affectent pas ou ne perturbent que très peu les activités de votre entreprise. Toutes les informations nécessaires sont facilement accessibles tant que vous avez accès à une connexion internet favorisant ainsi la continuité de l’activité sans être tenu de se trouver au bureau. Lorsque des processus manuels, basés sur des documents papier, sont toujours utilisés et qu’une crise survient, cela empêche les collaborateurs d’accèder aux documents et l’entreprise n’a guère d’autres choix que de suspendre tout ou partie de son activité. C’est pourquoi, il est essentiel de choisir une solution accessible en ligne pour survivre dans un contexte commercial tel que nous le connaissons à ce jour. Non seulement la digitalisation rend l’information et les données facilement accessibles au personnel, mais elle facilite et accèlere également l’échange de ces informations entre collaborateurs en interne.
Grâce à la disponibilité des portails en ligne fournis par les plateformes basées sur le cloud, la communication et la collaboration avec les clients et fournisseurs ne sont jamais entravées. Les clients peuvent accèder librement aux informations clés de leurs commandes et contacter facilement le support. Les fournisseurs peuvent eux obtenir des informations en temps réel sur leurs factures et savoir exactement quand celles-ci seront payées.
3. Circuits de validation et conformité
Il est beaucoup plus facile de maintenir la continuité de l’activité lorsque les circuits de validation sont automatisés. Plutôt que d’avoir à suivre manuellement les statuts des commandes et factures, celles-ci sont automatiquement dirigées vers l’approbateur concerné conformément aux régles métier définies en interne, et le workflow se poursuit sans interruption.
De plus, comme la solution suit chaque étape du circuit de validation, la sécurité et la conformité des données est d’autant plus garantie.
Il y aura toujours des perturbations dans le monde des affaires, qu’elles soient minimes ou catastrophiques. Cependant, il vaut mieux être préparé à de telles perturbations. Les entreprises ayant anticipé et digitalisé leurs processus en amont pourront ainsi limiter au mieux les impacts sur leurs activités.
Agir maintenant et amorcer une transformation digitale est le meilleur moyen de péreniser et de protéger votre entreprise ainsi que vos salariés contre les épisodes de crise.
Pour aller plus loin, je vous propose de découvrir (ou redécouvrir) les articles et contenus suivants :
- Quatre raisons pour lesquelles l’adoption de la transformation numérique fait de vous un meilleur chef d’entreprise
- La transformation digitale : enjeux et opportunités pour les entreprises – by Mazars & Esker (1ère partie)
- Digitalisez votre business avec l’Intelligence Artificielle
Laura Guzzi occupe le poste de Digital Marketing Manager au sein de la filiale France d’Esker. Elle est en charge du référencement de nos sites, des campagnes publicitaires, du blog et de l’animation des réseaux sociaux.